L'une des questions les plus fréquentes des professionnels de santé belges qui envisagent d'adopter un secrétariat téléphonique IA est : "Est-ce compatible avec mon agenda actuel ?". La réponse est généralement oui — à condition de choisir une solution bien conçue. Cet article fait le point sur les intégrations disponibles et la démarche à suivre.
Les agendas médicaux les plus utilisés en Belgique
En Belgique, les professionnels de santé utilisent une variété d'outils pour gérer leurs agendas. Google Calendar est le plus répandu, notamment parmi les médecins généralistes et les paramédicaux. Sa gratuité, sa simplicité et sa disponibilité sur tous les appareils en font un choix populaire. Outlook Calendar est préféré dans les environnements plus corporatifs, notamment dans les hôpitaux et les grandes structures médicales.
Mobminder est une solution belge spécifiquement conçue pour les cabinets médicaux. Elle offre des fonctionnalités avancées de gestion des dossiers patients, de facturation INAMI, et d'agenda. Progenda est une autre solution belge orientée vers la prise de rendez-vous en ligne et la gestion d'agenda. Elle est particulièrement populaire dans les cabinets qui souhaitent offrir la prise de rendez-vous via leur site web.
Comment fonctionne l'intégration avec Woovox
Woovox s'intègre nativement avec Google Calendar. Concrètement, notre équipe crée un accès en lecture et en écriture à votre Google Calendar lors de la configuration. Julie peut alors consulter vos disponibilités en temps réel et créer des événements directement dans votre calendrier lors de chaque prise de rendez-vous. Pour les utilisateurs d'Outlook Calendar, une intégration similaire est disponible via Microsoft 365.
Pour Mobminder et Progenda, l'intégration se fait via une synchronisation bidirectionnelle avec Google Calendar : les rendez-vous pris par Julie apparaissent automatiquement dans Mobminder ou Progenda, et vice versa. Cette approche garantit que votre logiciel de gestion de cabinet reste votre outil central.
La configuration en pratique
La mise en place de l'intégration est entièrement gérée par l'équipe Woovox. Vous n'avez pas besoin de compétences techniques. Lors de l'entretien de configuration (30 minutes par téléphone ou vidéo), notre équipe recueille vos informations d'accès à votre agenda et procède à l'intégration. Dans les 24 heures qui suivent, l'intégration est testée et validée sur des appels simulés avant la mise en service.
Les règles de disponibilité personnalisées
L'intégration agenda ne se limite pas à lire et écrire des événements. Elle permet également de définir des règles complexes de disponibilité. Par exemple : "Les nouveaux patients ne peuvent prendre rendez-vous que le mardi matin et le jeudi après-midi", "Les urgences peuvent être intégrées dans les 30 minutes à venir quelle que soit la configuration de l'agenda", "Les rendez-vous de suivi post-opératoire ont une durée de 30 minutes, les nouvelles consultations de 45 minutes".